Những bước chuẩn bị tại một sự kiện triển lãm quốc tế ?

Những bước chuẩn bị tại một sự kiện triển lãm quốc tế ?

Để có được một sự kiện triển lãm quốc tế diễn ra trong vài ngày, các doanh nghiệp tham gia đăng ký gian hàng cũng như phía Ban tổ chức đã phải chuẩn bị trước đó ít nhất 3 tháng. Không những chỉ về mặt thời gian, công sức mà còn là sự chuẩn bị về kinh phí. Vậy để có được một sự kiện triển lãm quốc tế thành công cần có những bước chuẩn bị nào ?

Lựa chọn sản phẩm trưng bày tại sự kiện triển lãm quốc tế

Thông thường những sự kiện triển lãm quốc tế đều được tổ chức với quy mô rất lớn và chuyên nghiệp. Tại đây, các nhà đầu tư, mua bán và giao đổi lớn đều có mặt. Họ chỉ đi lướt qua một lượt rồi chọn ngay công ty có sản phẩm mà họ ưng ý sau đó ra về. Vì vậy, bạn cần chuẩn bị thật kỹ lưỡng và chuẩn bị thật tốt tại sự kiện hội chợ, triển lãm. Nếu không bạn sẽ dễ dàng mất đi một khách hàng tiềm năng lớn.

Đây là khâu chuẩn bị quan trọng nhất trong triển lãm vì nó ảnh hưởng đến quyết định mua hàng của đối tác, khách hàng. Sản phẩm trưng bày là bộ mặt của thương hiệu, doanh nghiệp tại sự kiện triển lãm quốc tế.

Lựa chọn sản phẩm trưng bày tại sự kiện triển lãm quốc tế
Lựa chọn sản phẩm trưng bày tại sự kiện triển lãm quốc tế

Phải nghiên cứu đặc tính từng thị trường, tính chất của từng hội chợ để chọn sản phẩm phù hợp về mẫu mã bao bì, kích cỡ,v.v…. Cần lưu ý một số yếu tố sau khi chọn sản phẩm trưng bày:

– Sản phẩm nào là sản phẩm cạnh tranh của công ty ?

– Những sản phẩm của công ty có phù hợp với khuynh hướng tiêu thụ và chất lượng của thị trường không?

– Thiết kế, đóng gói bao bì có phù hợp thị trường không?

– Diện tích trưng bày sản phẩm hợp lý chưa?

– Cân nhắc xem cần những phương tiện hỗ trợ nào để làm nổi bật sản phẩm trưng bày như kệ đặc biệt.

Cách trưng bày sản phẩm tại sự kiện triển lãm quốc tế

Nhiều doanh nghiệp hay bỏ qua việc trưng bày sản phẩm làm sao cho đẹp, phù hợp với bố cục mà nghĩ chỉ cần để lên kệ, bàn, bục,.. là được rồi. Đây là việc làm hoàn toàn sai lầm vì ấn tượng hình ảnh là rất quan trọng trong mắt khách hàng, đối tác khi lần đầu họ nhìn thấy doanh nghiệp bạn. Do đó, bạn phải chuẩn bị cho khâu trưng bày sản phẩm thật tươm tất, nghệ thuật thì mới thể hiện được sự chuyên nghiệp và đẳng cấp của công ty tại sự kiện triển lãm quốc tế.

 Những bước chuẩn bị tại một sự kiện triển lãm quốc tế ?
Những bước chuẩn bị tại một sự kiện triển lãm quốc tế ?

Biểu hiện của nhân sự làm việc tại triển lãm

Nhân sự được cử đến gian hàng phải là người có kỹ năng giao tiếp tốt, tự tin. Hiểu rõ về sản phẩm và công ty và có khả năng đưa ra quyết định ngay lập tức để tạo lòng tin với khách hàng, doanh nghiệp.

Dù bạn có sản phẩm tuyệt vời hay hiện đại đến như thế nào đi nữa mà không coi trọng biểu hiện của nhân sự tư vấn tại sự kiện triển lãm quốc tế thì kết quả cũng sẽ không được như mong muốn. Yếu tố quyết định sự thành công tại hội chợ triển lãm là việc các nhân viên gian hàng biết kết nối và chăm sóc với khách hàng. Do đó, nhân sự tham gia triển lãm phải là:

–      Đại diện xuất sắc cho công ty

–      Người nắm rõ quy trình sản xuất, sản phẩm… của công ty,

–      Khả năng ngoại ngữ tốt, tự tin

–      Là người có khả năng quyết định việc kinh doanh: Đối với các công ty Việt Nam, người tham gia công việc tại hội chợ triển lãm thường không tự quyết được mà phải hỏi ý kiến của cấp cao hơn, do đó, thường làm mất lợi thế cạnh tranh khi có hàng trăm đối thủ đang tập trung tại hội chợ.

Ngoài ra, có những việc chúng ta xem là chuyện nhỏ nhưng thực sự lại rất quan trọng đối với khách hàng, nó thể hiện sự chuyên nghiệp trong kinh doanh và tôn trọng đối với khách hàng

–          Ăn uống tại gian hàng: do thói quen ăn trưa của người Châu Á nên vào giờ trưa nhân viên tụ tập ăn uống tại gian hàng tạo nên 1 sự phản cảm đối với khách hàng Âu- Mỹ.

–          Thái độ thiếu hợp tác, thiếu thân thiện với khách hàng: tỏ ra thiếu nhiệt tình khi khách hàng có những câu hỏi về sản phẩm, công ty, …đôi khi điều này xuất phát từ việc hạn chế khả năng ngoại ngữ.

–          Không đúng giờ khi hẹn làm việc với khách tại gian hàng.

Biểu hiện của nhân sự làm việc tại triển lãm
Biểu hiện của nhân sự làm việc tại triển lãm

Chuẩn bị trước những câu hỏi thường gặp khi tiếp xúc người mua hàng

Khi tham gia sự kiện triển lãm quốc tế bạn sẽ gặp rất nhiều khách hàng, đối tác nước ngoài. Chính vì thế hãy chuẩn bị cho mình những câu trả lời có thể sẽ xảy ra để khi được hỏi tránh tình trạng lúng túng, ấp úng. Bạn có thể tham khảo các câu hỏi như sau:

– Bạn có kinh nghiệm trong lĩnh vực xuất khẩu hay chưa?

– Bạn có kinh nghiệm làm hàng cho nhãn hiệu nào?

– Các điều kiện làm và giao hàng (delivery conditions) ? LC, CIF, FOB, CMPT?

– Thời điểm từ ngày nhận đặt hàng đến lúc giao hàng (lead time) ?

– Công ty bạn tìm nguồn nguyên phụ liệu như thế nào?

– Mức độ dịch vụ của công ty bạn đáp ứng như thế nào (cách hiểu một bản thiết kế và triển khai nó, v..v)?

– Quy mô của công ty bạn như thế nào?

– Tính linh động trong việc nhận đơn hàng của bạn ra sao?

– Giá của sản phẩm này là bao nhiêu? Nếu tôi đặt số lượng trên 1000 sản phẩm/mẫu thì có giảm giá? v.v

Cam kết tại triển lãm

Khi khách hàng cảm thấy thỏa mãn với những câu trả lời của bạn và với sản phẩm. Họ có thể sẽ đặt làm hàng mẫu và hẹn ngày đến thăm công ty của bạn. Phải lưu ý rằng, bất kỳ lời hứa nào của bạn tại sự kiện triển lãm quốc tế cũng phải được thực hiện để tạo ra uy tín. Hơn thế nữa, phải liên tục cập nhật cho khách hàng về tiến độ.

Nên nhớ rằng, đây là thử thách đầu tiên của khách hàng đối với doanh nghiệp của bạn. Trước khi chính thức đến thăm và đặt vấn đề đặt hàng chính thức sau này.

Ngoài ra, bạn cũng cần phải có một nhà thầu thiết kế và thi công gian hàng chuyên nghiệp, uy tín để có thể tạo ấn tượng tốt trong mắt khách hàng, đối tác lớn tại sự kiện triển lãm quốc tế.

>> Xem thêm: Thời gian chuẩn bị cho gian hàng triển lãm ?

Nhà thầu thiết kế và thi công gian hàng triển lãm trọn gói

GIA LONG là đơn vị- chuyên thiết kế và thi công gian hàng hội chợ tại những sự kiện triển lãm quốc tế chuyên nghiệp trên toàn quốc. Chúng tôi tự tin là đơn vị với 20 năm kinh nghiệm trong ngành, đội ngũ thi công chuyên nghiệp, những ý tưởng thiết kế gian hàng mới lạ, độc đáo, thu hút người xem. Mang lại sự ấn tượng mạnh mẽ của doanh nghiệp trong mắt khách hàng tham dự.

Các bài viết liên quan