Doanh nghiệp tham gia Vietnam Defence 2026 cần chuẩn bị gì?

Vietnam Defence 2026 diễn ra từ 10 đến 13/12 tại sân bay Gia Lâm, nhưng bản vẽ gian hàng phải gửi Ban tổ chức trước ngày 30/10. Doanh nghiệp tham gia Vietnam Defence 2026 cần chuẩn bị gì để kịp mọi mốc? Bài viết tổng hợp checklist từ mục tiêu, ngân sách, gian hàng, nhân sự đến lưu trú.

Xác định mục tiêu tham gia trước khi lập ngân sách

Nhiều doanh nghiệp bắt đầu bằng việc hỏi giá gian hàng. Cách làm hiệu quả hơn là xác định mình muốn mang gì từ triển lãm về, vì mọi khoản chi sau đó đều xuất phát từ câu trả lời này.

Bốn nhóm mục tiêu phổ biến

Mỗi mục tiêu nên đi kèm một chỉ số đo được như số lead, số cuộc hẹn hoặc số đoàn đến thăm gian hàng. Có chỉ số, quý doanh nghiệp mới đánh giá được chuyến đi sau khi kết thúc.

• Tìm đối tác và nhà phân phối: Mục tiêu này cần khu tiếp khách riêng và đội ngũ biết chốt cuộc hẹn. Chỉ số phù hợp là số cuộc hẹn đã xác nhận và số danh thiếp đủ điều kiện hợp tác.
• Giới thiệu công nghệ mới: Sản phẩm mới cần không gian để người xem nhìn, hỏi và trải nghiệm. Chỉ số phù hợp là số lượt demo và số khách để lại thông tin để nhận tài liệu kỹ thuật.
• Xây dựng uy tín với cơ quan nhà nước: Mục tiêu này đòi hỏi hình ảnh nghiêm túc, tài liệu chuẩn và người đại diện đủ thẩm quyền. Chỉ số phù hợp là số đoàn đến thăm và số buổi làm việc được ghi nhận.
• Khảo sát thị trường: Doanh nghiệp có thể tham gia với quy mô nhỏ để quan sát đối thủ và nhu cầu. Chỉ số phù hợp là số thông tin thị trường thu thập được và số liên hệ mới để theo dõi tiếp.

Từ mục tiêu suy ra quy mô gian hàng và đội ngũ

Một doanh nghiệp UAV cần khu demo, khu hẹn khách và nhiều nhân sự kỹ thuật. Một nhà cung cấp linh kiện có thể chỉ cần khu trưng bày mẫu và một bàn làm việc. Cùng tham gia Vietnam Defence 2026, nhưng hai doanh nghiệp này cần hai bài toán ngân sách khác nhau.

Dự toán chi phí tham gia Vietnam Defence 2026

Các hạng mục chính

Bảng dưới đây không đưa giá cố định, vì mỗi khoản phụ thuộc vào quy mô và yêu cầu riêng của từng doanh nghiệp.

Cách tiết kiệm mà không làm giảm hiệu quả

Gian hàng mô-đun có thể tái sử dụng cho kỳ sau, nên chi phí được chia ra cho nhiều lần tham gia. Doanh nghiệp nhỏ có thể ghép khu trưng bày qua hiệp hội để chia sẻ chi phí. Đặt nhà thầu sớm cũng giúp tránh phụ phí làm gấp.

Chọn loại gian hàng, diện tích và vị trí trước khi bắt tay vào thiết kế

Quyết định chọn khu nào ảnh hưởng đến kết cấu, ánh sáng và cả cách khách nhìn thấy thương hiệu.

So sánh gian hàng trong nhà và ngoài trời

Tiêu chí chọn diện tích và vị trí

Hãy cân nhắc lưu lượng khách, khoảng cách tới khu đoàn đại biểu, khoảng cách tới khu demo ngoài trời và khả năng xếp dỡ sản phẩm lớn. Quý doanh nghiệp nên hỏi Ban tổ chức sơ đồ mặt bằng trước khi chốt diện tích.

Thiết kế và thi công gian hàng tại triển lãm quốc phòng

Tại Gia Lâm, một thiết kế đẹp vẫn chưa đủ, nó còn phải được Ban tổ chức (BTC) phê duyệt. Sân bay quân sự là khu vực kiểm soát an ninh và an toàn công trình đặc biệt nghiêm ngặt, nên bản vẽ, nhân sự thi công và lịch dựng đều có quy định riêng.

Gian hàng quốc phòng cần truyền tải điều gì

Gian hàng tại một triển lãm quốc phòng cần cho thấy sự nghiêm túc, độ tin cậy và nhận diện thương hiệu nhanh trong môi trường đông đúc. Quy định của BTC cũng đẩy thiết kế theo hướng gọn gàng: tổng chiều cao không vượt quá 5,5m, không làm trần treo, và mặt sau vách phải hoàn thiện phẳng, không gắn logo quay sang gian bên cạnh.

Vì vậy, sự nổi bật nên đến từ bố cục và cách trưng bày sản phẩm, không đến từ kết cấu cao hay phô trương. Một bố cục thường gặp gồm khu trưng bày chính, khu demo và khu tiếp khách kín để trao đổi riêng với đối tác.

Tiêu chuẩn kỹ thuật gian hàng cần nắm trước khi lên bản vẽ

Địa điểm diễn ra triển lãm quốc phòng có sàn bê tông chịu lực 5.000 kg/m², trần cao 8m và cửa vận chuyển lối vào chính cao 6m, rộng 8m. Sàn chịu tải lớn cho phép đưa thiết bị nặng vào, nhưng kiện hàng cần nằm trong khung cửa 6m x 8m. Hai loại gian hàng dưới đây có quy định khác nhau, nên cần xác định mình thuộc loại nào trước khi thiết kế.

Gian hàng đặc biệt (đất trống, Indoor Bare Space):

• Chiều cao tối đa 5,5m: Toàn bộ gian hàng và sản phẩm sau khi lắp đặt xong không được vượt quá 5,5m. Giới hạn này tính cả sản phẩm trưng bày, không chỉ phần kết cấu. Với thiết bị cỡ lớn hoặc có cột ăng-ten, doanh nghiệp cần đo chiều cao thực tế ngay từ đầu để bản vẽ không bị trả lại.
• Vách lưng tối đa 3m: Khi tiếp giáp gian khác, doanh nghiệp phải tự dựng vách lưng riêng và không dùng vách của gian liền kề. Mặt sau vách phải hoàn thiện phẳng, đẹp bằng gỗ hoặc formex màu trắng. Nghiêm cấm gắn logo hoặc hình ảnh quảng cáo quay sang gian lân cận.
• Các điều cấm: Không làm hệ thống trần treo và không tự lắp điều hòa riêng trong gian hàng đặc biệt. Hai điều cấm này ảnh hưởng trực tiếp đến cách bố trí ánh sáng, thiết bị trình chiếu và không gian tiếp khách. Nhà thầu cần tính phương án thay thế ngay từ giai đoạn thiết kế.

Gian hàng tiêu chuẩn (Standard Shell Scheme):

• Cấu trúc cố định: Chiều cao tối đa 2,5m, vách lưng và vách hồi màu trắng, thảm sàn màu xám. Trán tên rộng 0,3m, dài 3m, in tên đơn vị bằng tiếng Anh. Vì cấu trúc đã cố định, điểm khác biệt của doanh nghiệp nằm ở cách bày sản phẩm và tài liệu.
• Quy tắc thi công: Không trang trí gối lên kết cấu khung. Không sơn sửa, đóng đinh, bắt vít hay treo vật dụng lên gian tiêu chuẩn, chỉ được dùng băng dính hai mặt. Quy định này bảo vệ kết cấu chung, nên đồ trang trí cần được thiết kế để đứng độc lập hoặc dán nhẹ.
• Điện chiếu sáng: Nghiêm cấm tự đấu nối thêm thiết bị chiếu sáng hay ổ cắm. Doanh nghiệp phải đăng ký thuê từ đơn vị thi công điện chính thức. Nên gửi nhu cầu điện sớm, đặc biệt khi có màn hình hoặc thiết bị demo cần nhiều nguồn.

Lịch thi công và bàn giao mặt bằng như sau:

Gia Long thi công gian hàng triển lãm tại Vietnam Defence Expo 2026

Gia Long đã bàn giao 20.000 gian hàng và thực hiện hơn 300 sự kiện trong và ngoài nước, trong đó có Vietbuild, Vifa Expo, Vietnam Expo, Vietnam ICT COMM, Solar Show, MTA và Vietbaby. Tại Hà Nội, Gia Long có xưởng 1.000 m² ở KCN Nội Bài, Sóc Sơn và từng thực hiện gian hàng tại triển lãm quốc phòng các kỳ trước

Gian hàng được sản xuất tại xưởng, thiết kế 3D gian hàng miễn phí khi chọn thi công trọn gói. Nhân viên kỹ thuật trực tại sự kiện để xử lý sự cố ngay tại chỗ. Bản vẽ 3D và bảng bóc tách kỹ thuật cũng là bộ hồ sơ cần nộp cho Ban tổ chức trước ngày 30/10/2026.

Xem thêm thông tin triển lãm: Gia Long thi công gian hàng triển lãm Vietnam Defence 2026 – Triển lãm Quốc phòng

Gian hàng Tân Cảng tại triển lãm A80 do Gia Long thiết kế và thi công

Gian hàng Tân Cảng tại triển lãm A80

Bản thiết kế gian hàng Hiệp Hòa tại triển lãm A80

Gian hàng Hiệp Hòa tại triển lãm A80

Gian hàng Hiệp Hòa tại triển lãm A80

Gian hàng Hiệp Hòa tại triển lãm A80

Gian hàng EMC tại triển lãm A80

Vietnam Investment Forum – VIF

Doanh nghiệp cần chuẩn bị sản phẩm trưng bày, demo và nội dung truyền thông

Gian hàng đẹp chỉ mở đầu cuộc trò chuyện. Sản phẩm, tài liệu và thông điệp mới là phần giữ khách ở lại.

Chọn sản phẩm và mẫu demo

Hãy ưu tiên sản phẩm mới và có điểm khác biệt rõ. Cân nhắc rủi ro vận chuyển, thủ tục và quy định trưng bày trước khi quyết định mang mẫu nào.

Tài liệu bán hàng song ngữ và tài liệu kỹ thuật

Brochure, catalogue và video ngắn nên đi cùng mã QR dẫn tới bản đầy đủ. Đoàn khách quốc tế cần bản tiếng Anh chuẩn kỹ thuật, nên không nên dịch vội ở phút cuối.

Truyền thông trước và trong triển lãm

Doanh nghiệp nên lên kế hoạch đăng bài, gửi thư mời khách và tận dụng kênh truyền thông của Ban tổ chức nếu được phép.

Xem thêm: 20+ mẫu gian hàng trưng bày sản phẩm và xu hướng mới 2026

Nhân sự gian hàng và chuẩn bị tiếp đoàn khách quan trọng

Cùng một gian hàng, đội ngũ khác nhau cho ra kết quả khác nhau. Con người là yếu tố ít được bàn đến nhất nhưng quyết định nhiều nhất.

Phân vai trong đội gian hàng: Đội gian hàng nên có trưởng gian hàng, chuyên gia kỹ thuật, nhân sự tiếp đón và phiên dịch. Lịch ca trực cần được xếp sẵn cho cả bốn ngày để không ai quá tải.

Chuẩn bị ngôn ngữ và phiên dịch: Ban tổ chức đã tổ chức tập huấn sĩ quan liên lạc và phiên dịch phục vụ các đoàn khách quốc tế, cho thấy lượng đoàn khách dự kiến lớn. Doanh nghiệp cũng nên có phiên dịch hiểu thuật ngữ chuyên ngành của mình.

Lưu trú tại khu vực gần triển lãm 

Triển lãm diễn ra tại sân bay Gia Lâm, phường Phúc Đồng, quận Long Biên, Hà Nội. Sân bay cách trung tâm thành phố khoảng 3,5 km và cách sân bay quốc tế Nội Bài khoảng 28 km. Vì lịch thi công và vận hành kéo dài nhiều ngày. Dưới đây là khách sạn gần khu vực sân bay Gia Lâm / Long Biên

Kết luận

Tham gia Vietnam Defence 2026, doanh nghiệp nên chốt ba việc trước: mục tiêu rõ, ngân sách đủ và nhà thầu làm việc sớm. Mốc gần nhất là bản vẽ 3D gửi BTC trước ngày 30/10, còn gian đất trống bắt đầu được dựng từ 03/12. Nếu quý doanh nghiệp chưa có bản vẽ, hãy gọi Gia Long qua hotline 0931 843 359 để được tư vấn, nhận báo giá miễn phí, trước khi hạn nộp cận kề.

Xem thêm: Báo giá thiết kế gian hàng triển lãm